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マイツール便利技 |
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はがきに郵便番号を印刷をする | |
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ＭＷＭ編集局 | |
はがきに宛名を印刷するには
会社の業務のひとつとして､得意先や取引先にダイレクトメールを送付したり、年賀・暑中見舞いなどの挨拶状を送ることが多いと思います。
その際、住所録データから必要なデータをピックアップして、タックシールに印刷し、それをはがきや封筒に添付すると､宛名書きの手間が省けて効率的です。
マイツールでは､ＰＦ命令を使って、タックシールや封筒への宛名印刷を行うことができます。しかし､ＰＦのデザインページでは、印字位置の指定を行桁単位で行うため､郵便番号欄にぴったりと郵便番号を収めるのが困難です。そのため、郵便番号はタックシールにいっしょに印刷してしまうか、手書きで記入していらっしゃる方も多いと思います。
しかし、マイツールのＰＦＧ命令ならば、印字位置を0.1ミリ単位で指定できるため､郵便番号欄への印刷も思いのままに行えます。また、文字の大きさや印字フォントも１項目ごとに別々に指定ができるので､宛名印字にとても便利です。
＊ここで説明する方法は、マイツールｆｏｒＷｉｎｄｏｗｓ・マイツールビューア・マイツールＶ２ｆｏｒＷｉｎｄｏｗｓで行えます。
＊印刷に使用するプリンタは、用紙サイズに「はがき」を指定できるものをお使いください。はがきへの印刷が行えないプリンタの場合は､ここで説明する方法はお試しになれません。
＊用紙サイズの設定方法については、ご使用のプリンタ本体の操作説明書、およびプリンタドライバの操作説明をご覧ください。
＊ここで紹介するサンプルは、ＲＩＣＯＨ ＩＰＳＩＯ ＮＸ７１０を使用して印刷を行いました。
＜印刷用データの準備＞
印刷に使用する住所録データは、マイツールで作成した表であればお使いになれます。ただし、郵便番号の部分は、ＣＦＰ命令を使って１桁ずつに分割します。
１．印刷に使用する住所録データを、Ｒ命令で画面に表示します。
２．表示した住所録データの６列目「〒」の郵便番号を１桁ずつに分離します。
「仕事は＝」の状態で、
ＣＦＰ[Enter]
と入力して、ＣＦＰ命令を実行します。
３．「列を[分離‥１，結合‥２]：」の状態で、
１[Enter]
と入力して、「分離‥１」を選択します。
４．「何列目を分離しますか（１〜１７）：」の状態で、
６[Enter]
と入力して、６列目を選択します。
５．「１桁目の桁数は（０〜１６）：」の状態で、
２[Enter]
と入力して、１列目の桁数を２桁に指定します。
６．同じようにして、８列目までの桁数にそれぞれ２桁を指定します。
７．８列目の桁数を指定すると､列の分離が終了し､「仕事は＝」の状態に戻ります。
桁数を分離した表は､Ｗ命令でページに書き込んでおいてください。
＜ＰＦＧデザインページの作成＞
ＰＦＧ命令で印刷を行うには、ＰＦＧデザインページが必要です。
ＰＦＧデザインページは、ＰＦＧＥ命令で作成します。
＊ＰＦＧＥ命令を実行すると､画面の表はＰＦＧデザインページと置き換わります。画面の表が必要な場合は､あらかじめＷ命令でページに書き込んでおいてください。
＊印刷に使用するデータを収めた表は､ＲＢＢ命令で参照画面に読み出しておくと､列番号確認の際に便利です。
１．「仕事は＝」の状態で、
ＰＦＧＥ[Enter]
と入力して、ＰＦＧＥ命令を実行します。
２．「デザインページは：」の状態で、[Enter]キーのみを押して､デザインページを新規作成します。
＊作成しておいたデザインページを修正する場合は､ページ番号を入力してください。
３．「表題をつけてください：」の状態で、デザインページの表題を指定します。ここでは、
はがき宛名 PFGﾃﾞｻﾞｲﾝﾍﾟｰｼﾞ[Enter]
と入力して、表題を「はがき宛名 PFGﾃﾞｻﾞｲﾝﾍﾟｰｼﾞ」にします。
４．「用紙･デザインを設定してください」のメッセージが表示されます。[設定]ボタンをマウスでクリックすると､｢デザイン設定｣のウインドウに進みます。
５．「デザインフォーマットパラメータ設定」のウインドウが表示されます。ここでは、印刷を行う用紙のサイズや印刷範囲の設定を行います。
６．ＰＦＧ命令で印刷を行う用紙のサイズや印刷範囲の設定を０．１ミリ単位で指定します。
＊この例のように、「用紙種類」を“Ｕ”にした場合は､Ｗｉｎｄｏｗｓのプリンタの設定にしたがって印刷を行います。あらかじめご使用になるプリンタのはがき用紙のサイズをご確認ください。ご使用のプリンタのはがき用紙のサイズよりも大きい値を指定すると､ＰＦＧ命令で印刷が行えません。
＊このウインドウに表示されている数値は、ＲＩＣＯＨ ＩＰＳＩＯ ＮＸ７１０の「用紙サイズ（原稿サイズ）」を「はがき」に設定した場合のものです。ご使用のプリンタのによっては、数値が異なる場合がありますのでご注意ください。
７．各数値を指定後､「登録」ボタンをクリックすると､項目設定のウインドウが表示されます。
ウインドウのグリッドが配置された白い部分が、設定した印刷範囲となります。このグリッドを目安にして､印刷する項目の範囲をマウスで指定します。
８．指定した項目をマウスで右クリックすると､「項目範囲」のウインドウが表示されます。位置・サイズを修正する場合は､各項目をマウスで選択して数値を入力します。位置・サイズの各数値は０．１ミリ単位で指定できます。
また、「データ列」の欄には、ＰＦＧ命令で印刷するデータを収めた列の番号を指定します。ここでは、郵便番号の最初の数値の６列目を指定しています。
９．位置・サイズ・データ列の指定後､「詳細設定」ボタンをクリックすると、「項目詳細設定」のウインドウが表示されます。各項目を必要に応じて変更します。
＊「文字サイズ」は、半角文字１文字の大きさです。ここで示した例のように、縦･横のサイズの比率を２：１にしておくと、全角文字が通常のサイズで印字されます。
＊「フォント」はお使いになるパソコンのＷｉｎｄｏｗｓに登録されているフォントを、一覧から選択できます。
＊「指定文字列」は、「項目範囲」のウインドウで「文字」ボタンを選択して「データ列」の指定を“文字”に指定した場合に、印字する文字列を指定します。この例では､宛名の後ろに付ける“様”がこの指定になっています。
＊各項目の設定内容について詳しくは、お使いのマイツールの「命令辞典」をご覧ください。
１０．各項目の設定終了後､項目設定のウインドウで「登録」ボタンをクリックすると､「何ページに書き込みますか：」のメッセージが表示されます。設定した内容を保存する場合は､ページ番号を指定してください。
１１．ページ番号入力すると､指定したページにＰＦＧデザインページが書き込まれ､「仕事は＝」の状態に戻ります。画面には作成したＰＦＧデザインページが表示されています。
＊ＰＦＧデザインページは、ＰＦＧＥ命令で設定した内容をマイツールの表として保存します。この表は固定フォーマットなので､列数やページサイズ・列の桁数を変更しないでください。変更すると､ＰＦＧ命令での印刷は保証されません。
＜ＰＦＧ命令ではがき印刷する＞
用意した住所録データとＰＦＧＥ命令で作成したＰＦＧデザインページを使って、はがきに宛名印刷を行います。印刷を行う前に､お使いになるプリンタがはがきを印刷できる状態になっているかご確認ください。
＊実際にはがき印刷を行う前に、Ａ４用紙などに試し打ちを行い、印字位置の確認を行うことをお勧めします。
１．Ｗｉｎｄｏｗｓのスタートボタンをクリックして、「設定」から「プリンタ」を選択します。
２．プリンタの一覧からはがき印刷を行うプリンタを選択して右ボタンをクリックし､サブメニューから「プロパティ」を選択します。
３．選択したプリンタのプロパティで、用紙サイズや用紙トレイの設定を行います。
設定後､［Ｏｋ］ボタンをクリックして､プリンタのプロパティを閉じます。
＊画面はＲＩＣＯＨ ＩＰＳＩＯ ＮＸ７１０のものです。プリンタにより設定の方法が異なりますので､詳しくはお使いになるプリンタの操作説明書をご覧ください。
４．マイツールが「仕事は＝」の状態で、
ＰＦＧ[Enter]
と入力して、ＰＦＧ命令を実行します。
５．「デザインページは：」の状態で、ＰＦＧデザインページを保存したページのページ番号を入力します。裏画面にデザインページが表示されている場合は、[Enter]キーのみを押します。
６．「データページは：」の状態で、印刷するデータを保存したページのページ番号を入力します。おもて画面にデータが表示されている場合は、[Enter]キーのみを押します。
７．「ポーズモードは：」の状態で、印刷中に一時停止するかどうかを指定します。一時停止しない場合は、[Enter]キーのみを押します。
＊試し打ちを行う場合は､
１[Enter]
と入力して、はじめの１回のみ一時停止を指定し、「只今 一時停止中」のメッセージが表示された状態で、［Ｅｓｃ］キーを押して、印刷を中止してください。
８．印刷が終了すると､「仕事は＝」の状態に戻ります。
＊ＰＦＧデザインページの修正は、ＰＦＧＥ命令で行いますが、ＥＣ・ＥＬ命令またはＥＤ命令で設定の数値･内容を変更した場合も有効です。印字位置や文字サイズの微調整は、ＥＣ・ＥＬ命令で行った方が便利です。ただし、修正したＰＦＧデザインページが必要な場合は､必ずＷ命令でページに書き込んでおいてください。
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